Die 1. Phase ist die Eröffnungsphase durch den Mediator. Er erläutert das Verfahren und legt gemeinsam mit den Konfliktparteien in einer Mediationsvereinbarung deren Rechte und Pflichten und in einem Mediatorvertrag die Rechte und Pflichten des Mediators fest.

In der Phase 2 werden die Themen der Konfliktparteien abgefragt und die Reihenfolge der Bearbeitung wird festgelegt. Die Bestandsaufnahme betrifft zum einen die Inhaltsebene, d.h. um welche Themen geht es und zum anderen die Beziehungsebene , d.h. können die Beteiligten noch miteinander reden.

In der 3. Phase wird konkret nach den Interessen der Beteiligten gefragt, sowohl auf der Sach- als auch auf der Beziehungsebene. Es wird herausgearbeitet, worum es den Beteiligten wirklich geht, was ihnen wichtig und was ihnen weniger wichtig ist. Im beruflichen Kontext wird oft weniger offen mit den eigenen Interessen und Beweggründen umgegangen, deshalb können hier auch Einzelgespräche mit den Beteiligten geführt werden. Der Mediator übermittelt der anderen Partei nur die Informationen, die nach dem Willen der informationsgebenden Partei weitergegeben werden dürfen und sollen.

Phase 4 beschäftigt sich mit der Problemlösung. Gemeinsam suchen die Konfliktparteien nun nach Lösungen, die beide Interessenlagen berücksichtigen. Der Mediator versucht an dieser Stelle, die Parteien dabei zu unterstützen, den Blick möglichst weit aufzumachen. Er erarbeitet gemeinsam mit den Parteien, wie viele verschiedene Lösungsalternativen es für ein anfänglich unlösbar scheinendes Problem geben kann. Wichtig ist dabei, die Lösungssuche von der Lösungsbewertung zu trennen, da es sich um zwei gegensätzliche Prozesse handelt.

In der Phase 5 findet die Einigung auf eine der Alternativen statt. Diese wird dann in einer Mediationsvereinbarung inkl. eines konkreten Maßnahmenkatalogs, vertraglich festgehalten.